Jahreswechsel 2021/2022
In diesem Kapitel haben wir solche Einzelaspekte zusammengefasst, die sich im DEÜV-Meldeverfahren bzw. im Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Sozialversicherungsträgern in den zurückliegenden Monaten ergeben haben oder in naher Zukunft auf die Beteiligten zukommen werden. Einzig der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) haben wir einen eigenen Themenkomplex gewidmet. Darüber hinaus finden Sie Informationen zum neuen KEA-Verfahren (Kurzarbeitergeld-Dokumente elektronisch annehmen) im Kapitel zu den Corona-Sonderregelungen beim Kurzarbeitergeld.
Wir können hier zu den einzelnen Melde- bzw. Datenaustauschverfahren nicht sämtliche Grundlagen vermitteln, informieren Sie sich daher bitte ggf. zusätzlich unter: www.gkv-datenaustausch.de
Da die Deutsche Rentenversicherung und die Krankenkassen bereits durch das Meldeverfahren nach § 196 SGB VI Änderungen von Namen und Anschriften von den zuständigen Meldebehörden (Einwohnermeldeämter) erhalten, wird vom 1. Januar 2022 an auf zwei – schon bislang nur noch optional zu verwendende – Abgabegründe verzichtet:
Für ein fehlerfreies Verfahren zur Vergabe einer Versicherungsnummer (VSNR) ist es unabdingbar, neben der Angabe des Geburtsortes in allen Fällen auch die Angabe des Geburtslandes vom Arbeitgeber zu erhalten. Mit dem Siebten SGB IV-Änderungsgesetz ist das Geburtsland daher als eine für die Vergabe erforderliche personenbezogene Angabe festgelegt worden (§ 5 Abs. 7 DEÜV). Vom 1. Januar 2022 an wurde das Geburtsland auch in den Datenbaustein Geburtsangaben (DBGB) aufgenommen, es ist bei allen Anmeldungen, gleichzeitigen An- und Abmeldungen („40“) und Sofortmeldungen ohne VSNR anzugeben.
Die Betriebsdaten der Arbeitgeber sind in der von allen Sozialversicherungsträgern genutzten Betriebsstättendatei der Bundesagentur für Arbeit (BA) gespeichert. Die erforderlichen Daten werden erstmalig bei der Vergabe einer Betriebsnummer durch den Betriebsnummern-Service (BNS) der BA in Saarbrücken erfasst. Änderungen der Betriebsdaten sind seit dem 1. Juli 2019 ausschließlich maschinell zu melden. Aus Sicht des BNS ist die Qualität der abgegebenen Meldungen zur Betriebsdatenpflege trotz der in der Vergangenheit bereits vorgenommenen Verbesserungsmaßnahmen noch immer optimierungswürdig. Nachfolgend vier der vorgenommenen Datensatzanpassungen:
Häufig wird die Rechtsform des Beschäftigungsbetriebs als zwingender Bestandteil der Firmierung nicht oder fehlerhaft angegeben. Zusätzlich zur Benennung der Rechtsform im Firmennamen ist die Rechtsform künftig im Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) mit einem fünfstelligen Rechtsformschlüssel anzugeben. Für die Angabe des Rechtsformschlüssels wurde das Feld RECHTSFORM (RF) geschaffen. Anzugeben sind die Schlüsselzahlen zur Angabe der Rechtsform entsprechend der Anlage 1 zur Verfahrensanforderung DSBD für Softwarehersteller. Für ein Einzelunternehmen gilt beispielsweise der Rechtsformschlüssel 180 01, für eine GmbH der Schlüssel 350 01. Von einer Hinterlegung in den zertifizierten Entgeltabrechnungsprogrammen ist auszugehen.
Es gibt Sachverhalte, die auch ohne eine Änderung von Betriebsdaten die Übermittlung eines Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) erfordern. Wechselt der Arbeitgeber den Dienstleister (z. B. Steuerberater, dienstleistendes Rechenzentrum), dann erfasst dieser im Abrechnungsprogramm die betrieblichen Angaben erstmals und trägt sich als Ansprechpartner ein; ein DSBD wird indes nicht erzeugt. Die Folge ist, dass die Ansprechpartnerdaten in der Datei der Beschäftigungsbetriebe nicht aktualisiert werden. Der Dienstleister hat in diesen Fällen keine Möglichkeit, mit dem Abrechnungsprogramm einen DSBD zu erzeugen. Insoweit wurden die Rahmenbedingungen verändert, damit künftig ein DSBD initiativ erstellt werden kann. Für die Kennzeichnung initialer DSBD wurden gesonderte Abgabegründe im neuen Feld ABGABEGRUND (GD) geschaffen:
01 = Änderung
Dieser Abgabegrund ist bei der regulären Änderung von Betriebsdaten zu verwenden.
05 = Änderung der Betriebsdaten
Dieser Abgabegrund erlaubt einen Bestandsabgleich mit der BA. Diese Initiativmeldung ist erforderlich, sofern in der Entgeltabrechnung bereits aktuelle Angaben gespeichert sind, die in der Datei der Beschäftigungsbetriebe bei der BA aber noch anders lauten. Der Arbeitgeber hat damit die Möglichkeit, sofern er dazu aufgefordert wird, einen DSBD abzugeben.
06 = Neuer Dienstleister/neue Abrechnungssoftware
Dieser Abgabegrund ist für eine Initiativmeldung zu verwenden. Das kann bei einem Dienstleisterwechsel der Fall sein. Hierdurch wird sichergestellt, dass die Ansprechpartnerdaten in der Datei der Beschäftigungsbetriebe der BA aktualisiert werden. Gleiches gilt für einen Wechsel des Abrechnungsprogramms, bei dem sich zeitgleich Änderungen in den Betriebsdaten ergeben.
Bis dato sind die im DBPA (Datenbaustein Abweichende Postanschrift) zu meldenden Felder nicht immer alle befüllt oder die Einträge widersprechen sich. Derartige sachlich nicht zulässige Kombinationen konnten bislang nicht ausgeschlossen werden. Es fehlt eine eindeutige Kennzeichnung der Anschriftenarten. Insofern ist zukünftig im DBPA im neuen Feld ART-POSTANSCHRIFT (ARTPA) einzutragen, um welche Art der abweichenden Postanschrift es sich handelt:
1 = Hausanschrift
2 = Postfachanschrift
3 = Großempfängeranschrift
4 = Auslandsanschrift
Die übermittelten Ereignisdaten liegen zumeist maximal drei Monate in der Zukunft. Datumsangaben von mehr als drei Monaten in der Zukunft stellten sich bislang überwiegend als fehlerhaft heraus. Insoweit wurde die Möglichkeit zur Angabe eines Ereignisdatums im Feld DATUM-EREIGNIS auf höchstens drei Monate nach dem Erstelldatum begrenzt.
Die Deutsche Rentenversicherung benötigt zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben Daten über Beschäftigungsverhältnisse. Soweit dem jeweiligen Rentenversicherungsträger keine ausreichenden Angaben vorliegen, können bestimmte Daten mit den Arbeitgebern über das Verfahren rvBEA (Bescheinigungen Elektronisch Anfordern) auf elektronischem Wege ausgetauscht werden.
Für nähere Informationen zu rvBEA lohnt ein Besuch der Internetseiten der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV).
Die zuvor in § 196a SGB VI enthaltenen Regelungen zu den für Zwecke der gesetzlichen Rentenversicherung anzufordernden Bescheinigungen i. S. §§ 18c SGB IV (erstmalige Ermittlung des Einkommens), 18e SGB IV (Ermittlung von Einkommensänderungen) und § 98 SGB X (Auskunftspflicht des Arbeitgebers) sind mit dem Siebten SGB IV-Änderungsgesetz mit Wirkung vom 1. Juli 2020 ergänzend in § 108 Abs. 2 SGB IV übernommen worden, um das Verfahren zum Abruf von Bescheinigungsdaten beim Arbeitgeber durch die Deutsche Rentenversicherung an einer Stelle übersichtlich zu regeln (§ 196a SGB VI wurde aufgehoben). In diesem Zuge ist das bisher optionale Verfahren in ein obligatorisches Verfahren mit dem Ziel umgewandelt worden, auch im Bereich des sog. Bescheinigungswesens die Digitalisierungsmöglichkeiten auszunutzen.
Die Rentenversicherungsträger fordern eine sog. Gesonderte Meldung, also eine DEÜV-Meldung mit Abgabegrund „57“, für Mitarbeiter mit bevorstehendem Renteneintritt an. Darüber hinaus kommt es zu solchen Anforderungen in Versorgungsausgleichsverfahren (Ehescheidungen).
Das Teilverfahren GML57 war bis zum 30. Juni 2021 für die Arbeitgeber optional und setzte eine Registrierung bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) voraus. Ohne Registrierung erfolgte die Anforderung auf die herkömmliche Art und Weise per Postversand.
Seit dem 1. Juli 2021 ist nun keine Registrierung mehr erforderlich, die Pflicht zur Teilnahme am Teilverfahren GML57 besteht seitdem für alle Arbeitgeber. Dies bedeutet auch, dass die Arbeitgeber mindestens einmal wöchentlich prüfen müssen, ob die DSRV Anforderungen auf ihrem Kommunikationsserver für sie hinterlegt hat, und die Daten abrufen; hierbei leistet in der Regel das jeweilige Entgeltabrechnungsprogramm Unterstützung.
Ab dem 1. Januar 2022 wird die Deutsche Rentenversicherung im Rahmen von rvBEA auch Bescheinigungsanfragen versenden. Es handelt sich dabei zunächst um das Bescheinigungsverfahren ZUZA (Befreiung von Zuzahlung in Hinblick auf den Erhalt von Rehabilitationsmaßnahmen).
Hintergrund: Ein Arbeitnehmer, welcher eine gewisse Einkommensgrenze unterschreitet, wird von der Zuzahlung in Bezug auf Rehabilitationsleistungen ganz oder teilweise befreit. Die Zuzahlungsbefreiung prüft der Rentenversicherungsträger, unter der Voraussetzung der Einwilligung des Betroffenen, indem bereits abgerechnete Entgeltwerte elektronisch angefordert und vom Arbeitgeber elektronisch zurückgemeldet werden.
Das elektronische Bescheinigungsverfahren zum Antrag auf Elterngeld (ehemals: ELFE) wird für alle Arbeitgeber zum 1. Juli 2022 obligatorisch, es soll fortan die Antragstellung beim Elterngeld deutlich vereinfachen. Die Rentenversicherungsträger werden dann im Auftrag der für das BEEG (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz) zuständigen Behörden die erforderlichen Entgeltbescheinigungsdaten beim auskunftspflichtigen Arbeitgeber elektronisch abfragen und anschließend die erhobenen Daten an die beauftragende Behörde elektronisch übermitteln.
Die Rechtsgrundlagen dafür hat die Bundesregierung mit dem Gesetz zur Digitalisierung von Verwaltungsverfahren bei der Gewährung von Familienleistungen vom 3. Dezember 2020 geschaffen. Für den Nachweis des Einkommens aus Erwerbstätigkeit kann die zuständige Elterngeldbehörde gem. § 9 Abs. 2 BEEG auch das Verfahren rvBEA-BEEG nutzen – allerdings nur mit Einwilligung der Antragsteller/Arbeitnehmer.
Sofern der betroffene Arbeitgeber ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, ist er dann zukünftig verpflichtet, die jeweiligen Daten im Rahmen von rvBEA-BEEG zu übermitteln.
Bereits im Oktober 2020 sind erforderliche Anpassungen der Grundsätze zum Antragsverfahren auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) erörtert und zum Teil Festlegungen getroffen worden, die Wirkung zum 1. Januar 2022 entfalten:
Das Feld ART DER ABRECHNUNG (End-/Zwischenabrechnung) diente den Krankenkassen bisher für die Erhebung der Anzahl der Erstattungsfälle und den Umfang der Erstattungen. Diese Daten werden in einer amtlichen Statistik für das Bundesgesundheitsministerium erhoben. Es stellte sich aber heraus, dass in dem Feld nicht immer der korrekte Wert übermittelt wurde und insofern die ermittelten Werte nicht vollumfänglich valide waren. Da die Krankenkassen zukünftig für die Erhebung der Daten nicht mehr auf das Feld ART DER ABRECHNUNG abstellen, konnte dieser Wert zum 1. Januar 2022 gestrichen werden.
Für die Überprüfung der Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen für ein Beschäftigungsverbot bzw. für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld wird die Mutterschutzfrist anhand des voraussichtlichen Tages der Entbindung errechnet. Insbesondere für geringfügig Beschäftigte muss der voraussichtliche Entbindungstag zwingend recherchiert oder beim Arbeitgeber angefordert werden, da er der Minijob-Zentrale systemseitig nicht vorliegt. Dies führte allein im Kalenderjahr 2019 dazu, dass in 24.301 Fällen eine Nachfrage beim Arbeitgeber erfolgen musste.
Nach dem Mutterschutzgesetz sollen schwangere Frauen ihre Schwangerschaft und den voraussichtlichen Tag der Entbindung ihrem Arbeitgeber mitteilen, sobald sie wissen, dass sie schwanger sind. Auf Verlangen des Arbeitgebers sollen sie ein ärztliches Zeugnis oder das Zeugnis einer Hebamme oder eines Entbindungspflegers vorlegen. Den Arbeitgebern dürfte somit in der Regel der voraussichtliche Tag der Entbindung bekannt sein. Im Übrigen kann ein Beschäftigungsverbot nur dann umgesetzt werden, wenn dem Arbeitgeber die Schwangerschaft und mithin der voraussichtliche Tag der Entbindung mitgeteilt wurde. Aus den vorgenannten Gründen ist die Angabe des mutmaßlichen Entbindungstages ab dem 1. Januar 2022 obligatorisch.
Die Angabe der „Datensatz-ID-Ursprungsmeldung“ wurde bereits in zahlreichen Dialogverfahren zwischen den Arbeitgebern und den Krankenkassen umgesetzt. Sie dient zur besseren Zuordnung von Stornierungsmeldungen. Damit die Arbeitgeber auch im Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG von diesen Steuerungs- respektive Identifizierungsmerkmalen partizipieren können, werden die Datensätze Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen (DSER) und Rückmeldung AAG (DSRA) um das entsprechende Datenfeld erweitert.
Die Krankenkassen haben die Arbeitsunfähigkeitsdaten für geringfügig Beschäftigte künftig der Minijob-Zentrale (Arbeitgeberversicherung der Knappschaft-Bahn-See) ausschließlich für die Zwecke des Erstattungsverfahrens nach dem AAG zum elektronischen Abruf bereitzustellen – siehe auch Kapitel „Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“.
Damit die Minijob-Zentrale in diesen Fällen Kenntnis über die zuständige Krankenkasse erlangt, ist diese im maschinellen Erstattungsantrag von dem antragstellenden Arbeitgeber anzugeben – jedenfalls bei Anträgen für Beschäftigte, die nicht privat krankenversichert sind (ART DER VERSICHERUNG ≠ „1“). Dafür wird das bereits bestehende Feld „Betriebsnummer der für den Beschäftigten zuständigen Krankenkasse“ genutzt.
Als Reaktion auf eine erstmalige Anmeldung durch einen Arbeitgeber versenden die Einzugsstellen regelmäßig Fragebögen zur Anlage eines Arbeitgeberkontos in Papierform, um alle erforderlichen Daten einzuholen. Im Jahr 2018 gab es rund 19,3 Mio. Anmeldungen. Nach Schätzung des GKV-Spitzenverbandes erfolgt eine Datenanforderung in rund 10 % der Fälle – und zwar zurzeit noch ausschließlich auf dem postalischen Weg. Insofern besteht ein Potenzial für Kosteneinsparungen von geschätzt 24,13 Mio. Euro jährlich.
Eigentlich bereits vom 1. Januar 2022 an sollte daher gelten: Die Arbeitgeber haben auf elektronische Anforderung der Einzugsstellen mit der nächsten Entgeltabrechnung die notwendigen Angaben zur Anlage eines Arbeitgeberkontos elektronisch zu übermitteln. Die gesetzliche Legitimation erfolgte mit dem Siebten SGB IV-Änderungsgesetz in § 28a Abs. 3b SGB IV.
Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben planmäßig Anfang 2021 ein Konzept zur Umsetzung eines Dialogverfahrens entwickelt und dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Genehmigung vorgelegt. Aufgrund der in der Corona-Pandemie bedingten beschränkten Ressourcen zur Umsetzung des Verfahrens bei den Arbeitgebern und seinen Dienstleistern hat das BMAS allerdings entschieden, das Verfahren erst zum 1. Januar 2023 umzusetzen.
Nach den ab dem 1. Januar 2023 geltenden Regelungen erfolgt die elektronische Anforderung der notwendigen Daten im Rahmen des bereits bestehenden Qualifizierten Meldedialogs (Datensatz Krankenkassenmeldung, DSKK). Hierzu wurde im DSKK ein neuer Abgabegrund 06 (Anforderung Arbeitgeberdaten) aufgenommen.
Auf Anforderung durch die Einzugsstelle hat der Arbeitgeber mindestens die Grunddaten (DBGD) und die Wahlerklärung für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 (DBWU) mitzuteilen. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber der Krankenkasse eine abweichende Korrespondenzanschrift (DBKO) und/oder von ihm bevollmächtigte Dienstleister wie Steuerberater oder Rechenzentren (DBDL) sowie Änderungen zu den bereits vorliegenden Daten mitteilen. Dies gilt auch für vor dem 1. Januar 2023 bereits bestehende Arbeitgeberkonten.
SEPA-Lastschriftmandat: Außerdem kann der Arbeitgeber die Einzugsstelle ermächtigen, fällige Beiträge mittels Lastschrift wiederkehrend einzuziehen (DBSL). Die Ermächtigung kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Ein Widerruf des SEPA-Lastschriftmandats bedarf allerdings der Schriftform, deshalb wird eine Stornierung eines bereits übermittelten DBSL nicht automatisch zum Widerruf eines bereits erteilten SEPA-Lastschriftmandats führen.
Der Impuls für die Einrichtung eines Arbeitgeberkontos ist vom 1. Januar 2023 an grundsätzlich die erstmalige Anmeldung eines Arbeitnehmers. Darüber hinaus kann eine Anforderung durch die Krankenkasse erfolgen, wenn im ersten eingehenden Beitragsnachweis eine Betriebsnummer angegeben ist, unter der kein aktives Arbeitgeberkonto besteht.
Im bestehenden Verfahren ist für die Krankenkasse/Einzugsstelle nicht ohne weiteren manuellen Ermittlungsaufwand feststellbar, ob die erstmalige Anmeldung mit einer Betriebsnummer erfolgt, die einem bestehenden Arbeitgeberkonto zuzuordnen ist oder aus Anlass dieser Anmeldung ein neues Arbeitgeberkonto einzurichten ist.
In allen DEÜV-Meldungen: Diese Feststellung ist nur möglich, sofern in der Anmeldung neben der Angabe der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes zusätzlich der Arbeitgeber angegeben wird. Der Arbeitgeber wird im Beitragseinzugsverfahren durch die im Beitragsnachweis angegebene Betriebsnummer identifiziert (Hauptbetriebsnummer). Zur Umsetzung der elektronischen Übermittlung der Angaben zur Errichtung eines Arbeitgeberkontos ist deshalb ab dem 1. Januar 2023 zusätzlich die Hauptbetriebsnummer anzugeben – und zwar für ein vollständig revisionsfähiges Verfahren in allen DEÜV-Meldungen.
[Bearbeitungsstand: 01.11.2021]